Frank Dunker

Das wichtigste zuerst: Prioritäten wirklich richtig setzen

Achtung, Breaking News: Zeit vergeht immer gleich schnell, egal was wir tun! Zugegeben, so neu ist das gar nicht. Trotzdem hat man bei der Arbeit nicht selten das Gefühl, dass die Zeit wie im Flug vergeht – und geschafft hat man meistens nur einen Bruchteil dessen, was eigentlich auf der To-Do-Liste stand. Ein klarer Fall von falschem Zeitmanagement. Denn wer seinen Tag richtig einteilt, schafft auch mehr. Prioritäten setzen ist dabei das A und O. Wie du das schaffst und welche Taktiken dir im Berufsalltag helfen, erfährst du in diesem Beitrag.

Über den Besitz der Zeit

Es ist wohl einer der größten Irrtümer unserer Zeit, dass wir Menschen denken, Zeit könne man besitzen. Denn das ist leider falsch. Als immaterielles Gut gehört die Zeit niemandem. Wir können sie lediglich nutzen und mit Dingen füllen, die uns wichtig sind. Und damit sind wir wieder beim Thema Prioritäten setzen. Hierfür musst du entscheiden, was dir wirklich wichtig ist. Du musst wissen, was du warum tust und wann du dir Zeit für welche Aufgabe nehmen willst.

Geht es um das Prioritäten setzen, so geht es auch um das Zeitmanagement. Ein gutes Zeitmanagement ist die Voraussetzung dafür, dass du Dinge im Job effektiver erledigen kannst. Aber Vorsicht! Es heißt nicht, noch mehr in den Tag hineinzuquetschen, als ohnehin schon auf deiner langen Agenda steht. Vielmehr geht es darum, deine Arbeitszeit sinnvoll zu nutzen. Und das klappt, wenn du lernst, deine Prioritäten richtig zu setzen.

Das Erfolgsgeheimnis zum Prioritäten setzen

Damit du deine Prioritäten setzen kannst, geht es in einem ersten Schritt darum, alle Aufgaben und To-Dos nach Wichtigkeit aufzuteilen. Hier bietet es sich an, in drei Kategorien zu unterscheiden: A, B und C. Unter die Kategorie A sortierst du alle Aufgaben, die oberste Priorität haben und nur so wenig Aufschub wie möglich ertragen. Meist sind das Dinge, die du entweder allein oder gemeinsam mit deinem Team durchführen musst und nicht an andere delegieren kannst. Für deinen Vertrieb haben sie höchsten Wert, da sie beispielsweise über den Umsatz oder die Verkaufszahlen entscheiden.

Unter die Kategorie B sollten beim Prioritäten setzen all jene Aufgaben fallen, die durchschnittlich wichtig sind und die du teilweise delegieren kannst. Das kann zum Beispiel das Vorbereiten von Verkaufspräsentationen oder Teammeetings sein. Den geringsten Wert haben alle Dinge, die zur Kategorie C zählen. Hierhin sortierst du die Aufgaben, die nicht dringlich sind, aber dennoch irgendwann erledigt sein müssen. Konkret heißt das: Papierkram bearbeiten, E-Mails schreiben, Telefonate führen, die Ablage machen oder sonstige Routinearbeiten erledigen.

Darf ich vorstellen? Dein Freund, der Papierkorb

Tatsächlich ist es im Alltag so, dass man die meiste Zeit mit Nebensächlichkeiten verplempert. Meistens sind diese Dinge weder wichtig, noch dringlich und für den Vertriebserfolg also absolut irrelevant. Also ab damit in den Papierkorb! Das hört sich im ersten Moment vielleicht leichtsinnig an – und am Ende ist es das auch, allerdings im wohlverstandenen Sinn des Wortes. Denn wenn du deine Prioritäten setzen und damit mehr Zeit haben willst, macht dich das Aussortieren und Wegwerfen leicht im Kopf. Und mit mehr Leichtigkeit und weniger Zeitdruck durch das Verschieben von nebensächlichen Aufgaben lassen sich die Prioritäten A, B und C viel effektiver erledigen.

Klar ist jedoch auch, dass es viele Faktoren gibt, die dich beim Prioritäten setzen von außen beeinflussen. Da wären zum Beispiel jene Kunden, die immer etwas lauter schreien als andere. Und leider ist es oft auch so, dass genau diese Kunden viel eher bedient werden – obwohl sie selten die wichtigsten sind. Nur weil sie sehr fordernd sind, heißt das nicht, dass du sie unter Priorität A sortieren musst. Wenn sie zu B oder sogar C gehören, kannst du sie auch dort ablegen. Denn am Ende sind alle Kunden gleich. Wichtig ist nur, dass du (Prioritäten hin oder her) allen das Gefühl gibst, sie seien der wichtigste Kunde. Übrigens, hier hilft auch das Pareto-Prinzip. Dieses sagt, dass sich mit 20 Prozent deiner Kunden schon 80 Prozent des Umsatzes generieren lassen. Geht es also darum, wie du Prioritäten setzen kannst, solltest du dich auf diese 20 Prozent konzentrieren und sie der Priorität A zuordnen.

Du entscheidest, wie schnell etwas möglich ist!

Andere äußere Faktoren, die dich beim Prioritäten setzen beeinflussen, sind deine Mitarbeiter oder dein Chef. Gerade wenn letzterer reinkommt und sagt: „Das muss jetzt aber asap, as soon as possible, erledigt werden!“ Hier ist es ganz verständlich, wenn du alles andere stehen und liegen lässt. Immerhin hat der Chef oberste Priorität angesetzt. Und natürlich will niemand sofort abblocken und seine eigenen Prioritäten vorziehen. Schließlich ist dein Gegenüber immer noch der Boss. Dennoch – ein Burn Out oder fehlerbehaftete Arbeiten nützen niemandem etwas. Bei Überarbeitung und falschem Zeitmanagement passieren Fehler aber zwangsläufig.

Deswegen solltest du dir Folgendes ganz dick hinter die Ohren schreiben: Nein sagen, ist okay! Du darfst Grenzen setzen, denn niemand will, dass deine Gesundheit oder deine Arbeit wegen falsch gesetzter Prioritäten und zu viel Arbeitsdruck leiden. Prioritäten setzen heißt nämlich auch, auf die eigenen Bedürfnisse zu achten, Stichwort: Work-Life-Balance. Du entscheidest, wie schnell „asap“ wirklich ist, denn Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit. Dazu gehört auch, dass du Pausen machst, um wieder Kraft zu tanken. Denn bei allen Aufgaben und To-Dos darfst du den wichtigsten Menschen in deinem Leben nicht vergessen: dich.

Prioritäten setzen und Tage richtig planen

Planlos geht dein Plan los? Besser nicht! Denn wer jeden Tag als neuen Start sieht und diesen von Grund auf plant, ist in Sachen Prioritäten setzen auf dem richtigen Weg. Am besten hältst du schriftlich fest, was du wann im Tagesverlauf erledigen willst. So sind die Pläne aus deinem Kopf herausgeholt und auf Papier festgehalten. Das entlastet und gibt Orientierung. Außerdem siehst du so schnell, ob du deinen Tag zu voll gepackt hast – was du im übrigen unbedingt vermeiden solltest. Denn nichts ist demotivierender als eine Liste, die schon auf den ersten Blick zeigt, dass sie niemals in 24 Stunden abzuarbeiten ist.

Eine kurze Auflistung mit realistischen Aufgaben hingegen motiviert und hilft dir, zielgerichtet alles abzuarbeiten. Du siehst also, Prioritäten setzen muss nicht schwer sein. Worauf es ankommt, sind die richtigen Werkzeuge. Und wenn du diese nutzt, schaffst du es, deine Zeit im Job sinnvoll zu füllen.

Über 
Frank Dunker ist seit über 20 Jahren im Bereich Führung und Vertrieb aktiv. Mit der von ihm entwickelten Pola-Methode schafft er als Führungskräfte- und Verkaufstrainer nachhaltige Veränderungen bei seinen Auftraggebern.

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